5 sprawdzonych wskazówek dla polskich firm korzystających z SaaS po raz pierwszy

Zacznij od jasno określonych potrzeb biznesowych

Przed wyborem jakiegokolwiek oprogramowania SaaS warto dokładnie przeanalizować, jakie procesy w firmie wymagają usprawnienia. Wielu polskich przedsiębiorców popełnia błąd, wybierając najpopularniejsze narzędzie na rynku, zamiast to, które najlepiej odpowiada ich specyficznym potrzebom. Warto sporządzić listę zadań do zautomatyzowania, zaangażować pracowników w rozmowę o problemach dnia codziennego i dopiero na tej podstawie porównywać dostępne rozwiązania. Bezpłatne okresy próbne oferowane przez większość dostawców SaaS to doskonała okazja do przetestowania oprogramowania przed podjęciem decyzji o zakupie.

Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO

Polskie firmy przetwarzają dane osobowe klientów i pracowników, dlatego przed wdrożeniem jakiegokolwiek narzędzia SaaS należy sprawdzić, czy dostawca spełnia wymogi RODO. Kluczowe pytania to: gdzie fizycznie przechowywane są dane, czy serwery znajdują się na terenie Unii Europejskiej oraz czy dostawca oferuje umowę powierzenia przetwarzania danych. Nie należy lekceważyć tych kwestii — kary za naruszenia RODO mogą być dotkliwe finansowo i wizerunkowe. Warto wybierać dostawców, którzy posiadają certyfikaty bezpieczeństwa takie jak ISO 27001.

Inwestuj w szkolenia i onboarding zespołu

Nawet najlepsze oprogramowanie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli pracownicy nie będą umieli z niego korzystać. Polskie firmy często pomijają etap szkoleń, zakładając, że intuicyjny interfejs wystarczy. Tymczasem dedykowane sesje onboardingowe, dostęp do materiałów szkoleniowych w języku polskim oraz regularne spotkania z administratorem systemu znacząco przyspieszają adaptację. Warto wyznaczyć w zespole tzw. championa SaaS — osobę odpowiedzialną za wdrożenie i bieżące wsparcie kolegów. Systematyczne podejście do szkoleń skraca czas potrzebny do pełnego wykorzystania możliwości narzędzia nawet o połowę.